Sport Eybl & Sports Experts führte 2005 nach einer Projektlaufzeit von nur 10 Monaten ein neues Business Intelligence System auf Basis MS DYNAMICS AX ein.

Ausgangssituation
Fehlende und undurchsichtige Daten hatten immer wieder zur Folge, dass entscheidungsrelevante Daten nicht zur Verfügung standen oder widersprüchlich waren. Das alte System lieferte viele Daten, doch auf Grund des Datenüberflusses und der nicht nutzbaren Informationen entstand ein Datenfriedhof der unflexibles Reporting zur Folge hatte. Folglich war der Bedarf nach einem System, dass flexibles und automatisiertes Reporting zulässt und die Integration sämtlicher vorhandener Daten ermöglicht gegeben, und das Projekt wurde eingeleitet.

Ziel
Mit Oktober 2004 wurde beschlossen auf Basis MS Dynamics AX (Axapta) ein eigenes, neues Business Intelligence-System einzuführen um dadurch tagesaktuelle Informationen zur Verfügung zu haben und große Datenmengen schnell abrufbar zu machen. Ziel war es, ein System zu schaffen, dass dem Unternehmen neben einer einfachen Benutzerführung zum selbstständigen arbeiten der Fachabteilung und effizienten Ad-hoc-Analysen und -Berichten auch die Integration von Vorjahresdaten zum Vergleich, möglich macht. Zukünftig sollten die richtigen Daten (einheitliche Kennzahlen, gleiche Datenbasis, flexible vorkonfigurierte Auswertungen), zum richtigen Zeitpunkt (fix definierte Zeitpunkte, AdHoc Auswertungen), und am richtigen Ort (vom Top-Management bis zum Sachbearbeiter) zur Verfügung stehen.

Umsetzung
Es wurde beschlossen in Zusammenarbeit mit BISure (LOXOL Consulting) ein Data Warehouse einzuführen um die selbst definierten Ziele erreichen zu können. Umgesetzt wurde das Projekt mittels eines 5-Schritte-Programms, wobei die einzelnen Teilschritte hauptsächlich nacheinander aber auch parallel zueinander durchgeführt wurden. Zu Beginn wurde die Analyse der Problemstellung mittels der standardisierten Informationsbedarfsanalyse (IBA) vorgenommen. In diesem Schritt wurden anhand des bestehenden Reportings die möglichen Inhalte des zu schaffenden Business Intelligence Systems definiert. Vorrangiges Ziel des Projektes war die Warenwirtschaft und das Personalwesen. Die Kostenrechnung wurde in einem weiteren Schritt integriert. Die aktuellen Datenstrukturen und -flüsse sowie die Zieldatenstruktur wurden ebenfalls erhoben und festgelegt. Als zweiten Schritt wurde die Architektur des Datawarehouses geplant und festgelegt. Das Unternehmen entschied sich in diesem Fall, auf Grund der Datenmenge, für eine ORACLE Datenbank und als Business Intelligence Software für BUSINESS OBJECTS. Als Struktur für das Datawarehouse wurde ein Snowflake-Schema gewählt, welches bestehend aus Facttables (zentrale Tabellen), Dimensionen (rund um Facttables) und Definitionen (Tabellen, Felder und Berechnungen) die Datenbasis darstellt. Im dritten Schritt wurde der ETL-Prozess, der die Datenaufbereitung und die Beladung des Datawarehouses darstellt in drei Schritten (Extraktion, Transformation und Laden) mit Hilfe von SQL-Scripts durchgeführt. Wichtig hierbei war die Verdichtung der Daten (z.B. Warenbewegungen) um die Abfrageperformance positiv zu beeinflussen. Im nächsten Schritt mussten die Metadaten erstellt werden. Dazu wurde über die Daten des DWH eine Metadatenschicht mit sprechenden Namen (Lieferanten-Nr., Shop, Marke,...), definierten Zugriffen auf die DWH-Daten und Beschreibungen der Daten und Kennzahlendefinitionen gelegt. Eine Herausforderung im Zuge dieses Projektabschnittes war unter anderem die konzernweit einheitliche Definition der Kennzahlen. Im letzten Projektabschnitt wurden die notwendigen Berichte erstellt. Nach nur eintägiger Schulung konnten bereits die ersten Berichte durch die Mitarbeiter der Sport Eybl & Sports Experts GmbH erstellt werden. In den darauf folgenden vier Monaten konnten neben dem anfallenden Tagesgeschäft die wesentlichen Standard- bzw. Musterberichte umgesetzt werden. Durch den Business Objects Broadcast-Manager konnte ein Teil des Berichtswesens vollständig automatisiert werden.

Ergebnis
Das Ergebnis beziehungsweise der Nutzen stellt sich mit einer neuen Informationsplattform (Retail, Personal, Kostenrechnung) dar, die es jedermann ermöglicht Standardberichte und Ad-hoc-Analysen auf einer einheitliche Datenbasis zu erstellen. Weiters sind tagesaktuelle Informationen über den Geschäftsverlauf (Umsätze, Spannen, Lagerbestände) und Berichte sowie die dazugehörigen Abfragen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche (Drag & Drop) vorhanden. Standardberichte können nunmehr über zeitgesteuerte Funktionen (Aktualisierung, Speicherung) automatisiert werden. Informationen stehen tagesaktuell im Intranet über die Business Objects Weboberfläche zur Verfügung, somit können die Mitarbeiter unmittelbar auf wichtige Trends reagieren. Durch dieses Projekt wurde ein ideales Controllinginstrumentarium geschaffen, um die Strategien des Managements rasch und mit Zahlen fundiert analysieren, aufbereiten und absichern zu können.

Arbeitsstunden
interne Resourcen: 1600, externe Beratung: 400

Projektleitung
Mag. Joachim Maier, http://www.vnl.at

Unternehmen
Sport Eybl & Sports Experts, http://www.eybl.at
BISure Business Intelligence, http://www.bisure.at

Kontakt
Robert Aufreiter, Robert.Aufreiter(at)BiSure.at

Bereich
Handel

Themenfeld
Systeme & Tools